Минимизируем риски зависимости от ключевых сотрудников

Многие собственники бизнеса знакомы с классическим шантажом со стороны незаменимого персонала. Более того, именно ключевые сотрудники часто занимаются мошенничеством, незаконным присвоением активов, берут откаты, становятся угрозой прямого хищения конфиденциальной информации. Риски безопасности, связанные с ключевыми сотрудниками могут быть явными, когда от одного менеджера зависит 25% продаж, или – скрытыми. В любом случае, риски необходимо идентифицировать, и если не устранить, то провести комплекс мероприятий по минимизации.  

Кто они?

В каждом бизнесе есть сотрудники, на которых замыкаются все процессы. Ключевые сотрудники часто не соблюдают корпоративные стандарты, балансируют на грани закона, требуют себе повышенных бонусов и привилегий. Их компетентность и наработанные связи позволяют решать вопросы и конфликты, но не всегда доводить их до логического завершения.

 

Начните проработку вопроса «зависимости» с составления списка ключевых сотрудников. Ошибочно полагать, что «ключевые» – это исключительно высокопоставленные лица, например финансовый директор, который всегда вовремя привлекает овердрафт или главный технолог.

 

Ключевой сотрудник - это тот, кто:

- наработал связи в клиентской среде, с поставщиками-производителями, в государственных структурах;

- замыкает на себе принятие важных управленческих решений;

- своими действиями влияет на прибыльность и конкурентоспособность бизнеса;

- отвечает за ресурсы: финансы, материалы, персонал, информация;

- узкие специалисты, работники с уникальными знаниями, практическими навыками.

Неформальные признаки ключевого сотрудника:

- неформальный лидер, независимо от занимаемой должности;

- сотрудник, с которым регулярно советуются, ко мнению которого прислушиваются как коллеги, так и вышестоящее руководство;

- подчиненный, который не боится высказать свое мнение,

несогласие, конструктивную критику или недовольство;

- работник, который хорошо ориентируется в положении дел компании.

Так ключевым сотрудником может оказаться вовсе не главный технолог, который занимает руководящую и представительскую должность, а рядовой инженер, прорабатывающий все техпроцессы производства.

Соблюдайте бдительность, среди «незаменимых» много сотрудников-имитаторов, которые намеренно создают соответствующий имидж, пытаются сосредоточить в своих руках и «приватизировать» информацию и контакты, ограничить доступ к ним коллег.

Имитаторы опасны тем, что готовы при необходимости шантажировать руководство своим уходом.

Это могут быть:

- финспециалисты и бухгалтеры, владеющие важной, а не исключено и компрометирующей информацией;

- менеджеры, работающие с клиентами и готовые в случае ухода переманить клиентов.

Еще одна ошибка – часто к «ключевым» незаслуженно относят просто «заметных» сотрудников, чье рабочее место находится рядом с начальством, и поэтому они кажутся более продуктивными. Такие личности периодически устраивают «игру на публику», когда незначительная проблема раздувается до глобальных масштабов, а главным действующим лицом в решении (читай - «спасении» компании) становится «заметный» сотрудник. Такая ситуация возможна на любом уровне – от простого рабочего до топ-менеджера.  

Риски

В определенных обстоятельствах увольнение ключевого сотрудника кажется правильным решением.

Одна из распространенных проблем – незаменимые сотрудники отказываются от нововведений, ведь для этого надо выйти из собственной зоны комфорта. С увольнением спешить не стоить. Потеря ключевого сотрудника всегда негативно влияет на работу отдела,

службы а, возможно, и всего бизнеса.

Обозначим риски, связанные с ключевыми сотрудниками:

- утрата стратегических планов;

- потеря «связей» - в госструктурах, логистических компаниях, информационной среде, с компаниями-монополистами;

- утрата технологий (промышленный шпионаж), получение технологии конкурентами;

- разглашение конфиденциальной информации, касающейся конкурентных преимуществ, технико-технологических возможностей, финансового положения компании;

- потеря конкурентных преимуществ;

- невозможность наладить качественное производство в нужном объеме;

- ключевые сотрудники перейдут на работу к конкуренту;

- ключевые сотрудники уйдут из компании и создадут аналогичный бизнес;

- уйдут из компании и заберут с собой ресурсы – клиентов, технологии, информацию, персонал, финансы;

- снижение объема продаж, прибыли, количества постоянных клиентов;

- ключевые сотрудники просто уйдут из компании – для компании это потеря времени и финансовых средств (гонорары рекрутеров, реклама и т.д.) на подбор кандидатов на вакансию, их адаптацию, испытательный срок;

- увеличение затрат времени и усилий управленческого персонала, рост нагрузки на оставшийся персонал;

- увеличение числа ошибок, брака в производстве, как следствие конфликтов;

- возможные ошибки, просчеты, задержки при разработке и выводе на рынок новых продуктов;

- утрата квалификации персонала;

- «незаменимые» сотрудники останутся в компании, но будут саботировать изменения, распоряжения «главного», демонстрировать нелояльное отношение к руководству, нарушать корпоративные стандарты;

- имиджевые риски и потери.  

Специалисту по безопасности важно понимать, что риски безопасности возникают как при умышленных, так и при неумышленных опасных действиях сотрудников.
Согласитесь, перечисленные риски весомы для безопасности бизнеса, надо определить причины, которые делают бизнес зависимым от персонала.
  

Откуда зависимость?

Факторы формирования зависимости от сотрудников:

1) Отсутствие найма сотрудников. Отсутствие «кадрового резерва» недопустимо. Важно иметь специалистов, способных заменить «незаменимого» - внутри структурного подразделения (болезнь, отпуск, командировка), внутри компании, вне компании в виде стопки резюме (контактные данные, подтвержденный опыт в нужной сфере, благонадежность) подходящих на вакансию кандидатов. Для минимизации риска «зависимости» в планы формирования кадрового состава компании включают мероприятия по обеспечению взаимозаменяемости сотрудников: программы обучения, перепрофилирования, поиск и привлечение на работу замещающего персонала и т.д. В интересах директора по безопасности иметь профессиональную кадровую службу, которая способна выполнить оперативный и качественный подбор персонала с одной стороны и полностью следовать инструкциям службы безопасности с другой.

2) Отсутствие обучения сотрудников. Не имея резерва в виде обучающихся стажеров, руководитель вынужден держать в штате непригодных сотрудников - других нет, а объем работы выполнять надо. Компания может столкнуться с еще одной распространенной проблемой: «незаменимый» предшественник при расчете не оставил никаких записей или

указаний, как на данной должности выполнять работу. В таких обстоятельствах новый сотрудник вынужден выстраивать данную область заново, методом проб и ошибок создавая то, что когда-то работало. Это потери финансовых средств и времени, за которое может сорваться крупная сделка.

3) Отсутствие документальной дисциплины и автоматизации. Это отсутствие прозрачного документооборота и комплексной автоматизации в работе с клиентами, финансами, с конструкторско-технологической документацией, а также молчаливое согласие на нарушение корпоративных стандартов «ключевыми» сотрудниками. Исключения из правил недопустимы. Например, на каждую сделку должен быть договор и комплект регистрационных документов контрагента; каждая поставка должна быть внесена в учетную программу; технологический процесс должен быть прописан «на бумаге», а не быть в голове у технолога.

4)«Серая» бухгалтерия. Когда часть сделок или контрагентов не проходят через бухгалтерский учет, установленную законодательством первичную документацию и отчетность, бухгалтерию как контролирующий персонал, «звездные» торговые менеджеры, финансисты, имеют возможность устанавливать свои правила, шантажировать руководство и собственников компании. При 100% «белом»   бухгалтерском и налоговом учете достаточно взять данные контрагентов (стопку накладных за прошлый квартал, папку с договорами, распечатку из 1С и т.д.), и обзвонить клиентов: «Здравствуйте, я Максим Семенов, Ваш новый клиент-менеджер компании ООО Альфа…» Основную массу клиентов, работающих с компанией, устраивает качество вашего продукты и уровень обслуживания, им не важно кто
их менеджер – Василий или Максим.
5) Авторитарный стиль руководства. Главная опасность для компании при авторитарном «ключевом» руководителе – это беспомощность коллектива всего отдела в отсутствии начальника.

Другие минусы «диктатуры» начальника:
- пресечение инициативности, давление начальства на работников;
- напряженная обстановка, многих может угнетать авторитаризм руководителя;
- большая вероятность ошибок в принятии решений.
Знание причин формирования класса «ключевых» сотрудников поможет специалисту по безопасности выработать адекватные меры реагирования для минимизации рисков и потерь.
  

Что делать?

Перечень следующих мероприятий позволит специалисту по безопасности снизить уровень зависимости от «ключевых сотрудников»:

1. Составить список ключевых сотрудников и их дублеров. Выясните у собственника, есть ли дублеры у ключевых руководителей, у начальников отделов – дублеры рядовых сотрудников, кто их замещает на время отпуска, больничных, длительных командировок.

2. Побеседовать с ключевыми сотрудниками для выяснения их удовлетворенностью занимаемой позиции и уровнем зарплаты, планов на будущее и карьерный рост. Это важно для оценки вероятности «уйдет/не уйдет». Если в компании сильная HR-служба, то взять результаты их проработки данного вопроса.

2. На основании списка выясните, кто из сотрудников:

- разместил свое резюме на порте поиска работы, ищет работу;

- зарегистрировал себя или своего родственника как юридическое лицо, предпринимателя.

Конечно, указанные действия сотрудник может выполнить и анонимно. Положительные результаты говорят о высокой вероятности ухода ключевого сотрудника.

3. Удостовериться, что в компании ведется постоянный поиск и подготовка кадровой смены, функционирует институт наставничества. Выработайте положение о наставничестве, где именно ключевые сотрудники должны выступать наставниками для новичков. Быть ключевым наставником должно быть престижно и материально выгодно. Если вопрос касается ключевых топ-менеджеров, то в компании должна быть разработана система эффективного замещения. Осознание высокопоставленным менеджером факта, что он может быть замещен, не позволяет ему возомнить себя незаменимыми.   

4. Регулярные ротации персонала и поиск лучших. Готовность руководства к кадровым перестановкам с тем, чтобы лишившийся участок не оставался бесконтрольным, готовность к замещению вакантной должности.
5. Проверить подготовку необходимой технической документации, обеспечить воспроизводство интеллектуальных схем и решений, предлагаемых незаменимыми.
6. В компании проводится комплекс мер по защите интеллектуальной собственности, патентование.
7. Отлаженная система управления, описанные и автоматизированные бизнес-процессы по всем подразделениям, наличие долгосрочных договоров с поставщиками и заказчиками, стабильное финансовое состояние. В такой ситуации даже при смене нескольких ключевых сотрудников, компания сможет длительное время сохранять свои позиции на рынке, а дублеры наработают нужные компетенции.
8. Комплексная автоматизация. Именно ключевым сотрудникам из списка поручите обеспечить полноту баз данных, отладить режимы, установить программный контроль. Для исключения саботирования процесса, выплату бонусов и премирования установите в зависимости от результатов проекта по автоматизации.
9. Установите регламент – все первичные учетные документы (накладные, акты выполненных услуг), исходящие счета на оплату, пропуска на ввоз/вывоз материальных ценностей, доверенности на получение материалов, договора с клиентами и поставщиками т.д. - должны формироваться исключительно в программе учета, а после печати документ закрывается для корректировки и удаления. Через проходную груз с иными документами не пропускать. Можно дополнительно подключить сканеры штрихкодов документов для автоматического подтверждения пересечения проходной. Это дисциплинирует незаменимых менеджеров в отделе продаж, снабжения. Компания получит 100% документирование всех сделок в учетной программе, список всех клиентов, поставщиков, контактных лиц контрагентов, адресов и т. д. Служба безопасности добьется результата без прямого давления на менеджеров – мол, боремся с хищениями по складу, ищем «крота» на грузовой проходной, налоговая требует и т.д.
10. Перераспределить обязанности и выстроить бизнес-процесс так, чтобы результат не зависел от одного человека, и информация не была бы сосредоточена в одних руках. Например, контакт с заказчиками должны вести менеджер по продажам, специалист по договорам, бухгалтер. Платежи, казначейские функции привлечение инвестирования – «забрать» из финотдела и перераспределить на группу – финотдел, ПЭО, бухгалтерия, юристы.
11. Максимальная привязка бизнес-процессов к функциям, а не к конкретным сотрудникам.
12. Не нужно специально «светить» действительно важных для компании лиц (менеджеры по продажам, ведущий конструктор) в прессе или на сайте компании, и таким образом помогать хед-хантерам, конкурентам вести охоту, а сотрудникам строить личный бренд. Кон
тролируйте, какая информация и в каком объеме выкладывается на официальный сайт компании, официальные странички в соцсетях, поступает в статьи в прессе.
13. Ключевые сотрудники должны знать о контроле за ними и понимать его необходимость. Кроме уже описанных действий, в отношении отдельных структурных подразделений или лиц организуют:
- видеонаблюдение, аудио и видеозапись;
- контроль корпоративной электронной почты при одновременном запрете пользоваться личной;
- контроль корпоративной мобильной связи – контакт с контрагентами, внутри компании только по телефонным номерам компании (стационарная и внутренняя связь, мобильная связь, аккаутны в месенджерах и т.п.);
- контроль компьютерной техники и интернет-трафика, запрет на использование в служебных целях собственных компьютеров, ноутбуков и т.п.
14. Обязать кадровую службу незамедлительно докладывать в службу безопасности об увольнении ключевых сотрудников, вне зависимости от причины, и количества дней отработки. Резонный вопрос – как менеджер по кадрам узнает, об увольнении какого работника докладывать? Раскрывать список ключевых сотрудников недопустимо, это «коммерческая тайна». Один из вариантов при лояльном начальнике HR-службы. Удостовериться, что он будет соблюдать конфиденциальность. Суть мероприятия в следующем. Ввести для ключевых сотрудников – «не начальников» отдельную должность, например с приставкой старший: старший менеджер, старший конструктор, старший финспециалист. Категорию «старший» присваивать по результатам аттестации службой персонала. На самом деле, почему тому или иному сотруднику присвоили статус старшего (читай синоним «ключевого»), должны знать только руководители HR-службы и служба безопасности. Тогда менеджер по персоналу будет уведомлять специалиста по безопасности при увольнениях старших сотрудников, начальников подразделений. По отдельным подразделениям, службу безопасности должны уведомлять для своевременного принятия мер при увольнении любого сотрудника. Например, это касается казначейства компании, отдела продаж, отдела разработок. Второй вариант – затребовать, чтобы каждый руководитель направления, начальники подразделений составили списки ключевых сотрудников, проработали взаимозаменяемость, исключили замыкание отдельных функций на конкретном сотруднике. Затребовать регулярную отчетность о проведенных мерах внутри вверенных подразделений.
  

15. Заключить с компаниями-конкурентами «джентльменские соглашения» о непереманивании сотрудников.
16. Предусмотрите расходы на услуги аутсорсеров, которые временно заменят ключевого сотрудника. Услуги могут понадобиться для замены главного бухгалтера, юриста, менеджеров на звонках, маркетологов.
17. Предложить уходящему ключевому сотруднику стать консультантом для вашей компании, оказывать услуги по отдельным заявкам. Сотрудник переходит в новую компанию, но становятся вашим консультантом, аутсорсером, подрядчиком. Так можно исключить конфликт, потери, получить время на вхождение в должность нового сотрудника. Увольняющиеся сотрудники знают ситуацию в компании, понимают ее правила и порядки, оргструктуру, специфику бизнеса. В этом их плюс перед другими специалистами на стороне.
18. Воспитание командного духа, взаимной поддержки и взаимозаменяемости в коллективе компании, выработка действенных схем по решению конфликтов. В силу занятости, наличия смежных функций, часть работы допустимо делегировать начальнику HR-службы, главному бухгалтеру, юристу и получить отчет.
  

Как удержать?

Профессионалы бизнесу необходимы, поэтому проанализируйте систему оплаты и мотивации, чтобы действительно важные сотрудники не стали массово искать другого работодателя. Обратите внимание руководства на это, ведь в группу риска попадает

эффективный персонал, обладающий практическим опытом, квалификацией, потенциалом.

Если в вашей компании отсутствуют следующие элементы

системы стимулирования, то это несет риск увольнения ключевых сотрудников, перехода в конкурирующие компании:

- конкурентная и справедливая заработная плата - выше среднего, т.е. 50% компаний по рынку. Важны своевременная коррекция окладов и адекватный перечень корпоративных льгот, обеспечивающих решение основных потребностей работника (проезд, питание, соцстрахование);

- программы вознаграждений должны стимулировать «правильное» поведение сотрудников, оплата труда должна зависеть от результатов;

- бонусы за выслугу лет – чем длительнее стаж работы в компании, тем выше премия;

- оплата работодателем дорогостоящего образования сотрудника. Условия погашения затраченных   средств могут завесить от важности и лояльности сотрудника: от полного списания при условии квалифицированно отработать в компании не менее установленного срока, до выдачи работнику долгосрочных займов на образовательные цели с хоть и льготным но обязательным погашением;

- возможность строить карьеру, развиваться и реализовать себя;

- «здоровая» корпоративная культура;

- признание профессионализма сотрудника, доверие и делегирование полномочий, свобода в принятии решений и их реализации;

- баланс между работой и личной жизнью;

- известный «позитивный» бренд работодателя.  

Заключение

Важна готовность руководства и собственников компании к возникновению проблем с ключевыми сотрудниками, трезвая оценка кадрового актива. Дополнительные риски заключаются в том, что незаменимые сотрудники своими действиями или бездействием могут приносить компании больше ущерба и потерь, чем выручки и прибыли. Причем в силу «иммунитета» работника понять, что именно он виновник потерь и что в будущем ущерба от него станет еще больше, бывает достаточно сложно. Требуется постоянная и методичная работа по идентификации ключевых сотрудников, определение их действительной незаменимости, оценке рисков, расчет вероятного ущерба из-за риска зависимости от них же, выработка системы мер по нейтрализации их влияния на компанию и собственников. Столь важная работа должна проводиться службой безопасности на регулярной основе.  

Максим Власов,
эксперт по экономической безопасности

"Директор по безопасности"